معمولا به مرور زمان برنامه های نرم افزاری بیشتری به عملیات کسب و کارها اضافه می شوند که هر کدام کار مفید خود را انجام داده و خدمات منحصر به فرد خود را ارائه می دهند. نرم افزار فروش و نرم افزار خدمات پس از فروش از جمله ی این نرم افزارها هستند. بنابراین همزمان با رشد مشاغل ، اهمیت یکپارچگی و ادغام سیستم های آنها نیز افزایش می یابد. اما این در حالی است که متأسفانه ، ادغام سیستم اغلب به طور ناخواسته نادیده گرفته می شود. برنامه های جدیدی که با یکدیگر خوب کار نمی کنند ، منجر به تکرار یا از دست دادن داده ها می شوند. با افزودن برنامه های بیشتر نیز ، ادغام آنها در روند کار فعلی دشوارتر می شود. در ادامه به چالش ها و مشکلات ناشی از عدم یکپارچگی این نرم افزارها در سیستم می پردازیم.
مشکلات ناشی از عدم یکپارچگی چیست؟
بدون یکپارچه سازی سیستم ، کارآیی ، بهره وری و فرصت ها را در کسب و کار خود از دست می دهید. به این ترتیب تمام فن آوری هایی که شما برای صرفه جویی در وقت از آنها استفاده کرده اید ، می توانند منجر به بروز مشکل و افزایش کار دستی شما شوند و این از جمله مشکلات ناشی از عدم یکپارچگی در سیستم است. اما یکپارچه سازی سیستم چیست و چگونه امکان پذیر است ؟
یکپارچه سازی سیستم چیست؟
شما همزمان با افزایش مقیاس تجارت خود ، به برنامه های نرم افزاری جدیدی مانند نرم افزار فروش و خدمات پس از فروش نیاز دارید که به شما کمک می کنند داده ها ، عملکرد و مشتریان را ردیابی کنید. در چنین شرایطی شما چندین برنامه و ابزار نرم افزاری مختلف خواهید داشت که کار با آنها قسمت اصلی کار روزانه شما را تشکیل می دهند. ادغام این سیستم ها و برنامه های نرم افزاری با یکدیگر بدان معنی است که آنها می توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند ، داده رد و بدل کنند و در نتیجه به عنوان یک کل هماهنگ عمل کنند. در نتیجه وقتی فرآیندهای اصلی کسب و کار شما به خوبی با یکدیگر ادغام شده و کار کنند ، استفاده موثرتر از داده های کسب و کار را برای شما امکان پذیر می کنند.
البته مسئله اینجا است که اهمیت ادغام سیستم اغلب وقتی که دیر می شود و همزمان با آشکار شدن مشکلات ناشی از عدم یکپارچگی مشخص می شود. چرا که شما به طور ناگهانی درگیر برنامه های ناسازگار نرم افزاری می شوید که باهم همکاری نمی کنند و در نتیجه داده های شما در چندین سیستم تقسیم می شوند که نیاز به همگام سازی دارند.
چالش های یکپارچه سازی سیستم
در ابتدای کسب و کار ، احتمالاً کار خود را از یک برنامه نرم افزاری مانند نرم افزار حسابداری که در انجام محاسبه ها به شما کمک می کند شروع می کنید. سپس ، همانطور که رشد می کنید و می بینید با مشتریان بیشتری کار می کنید ، نرم افزارهای دیگری را نیز برای مدیریت فروش خود به سیستم خود اضافه می کنید. به مرور زمان هم داده های بیشتری کسب خواهید کرد و سیستم های بیشتری اضافه خواهید کرد. اکنون به چیزی نیاز دارید تا موجودی کالا ، اطلاعات مشتری و مدیریت سفارش خود را پیگیری کنید.
به این ترتیب تکامل لیست سیستم های شما در کنار کسب و کار ، با گذشت زمان ادامه می یابد. در این صورت سیستم کسب و کار شما به شبکه ای درهم پیچیده از فرآیندهای ناکارآمد و کاربردهای متفاوت تبدیل می شود. این برنامه های متفاوت داده ها را به اشتراک نمی گذارند و با نرم افزار دیگری که برای ادامه کار خود نیاز دارید ارتباط برقرار نمی کنند.
طولی نخواهد کشید که داده های شما قسمت بندی می شوند و شما نمی توانید اطلاعات مورد نظر خود را سریعا پیدا کنید و هیچ چیزی با هم ارتباط ندارد. همچنین برخی از توابع مهم آنطور که باید کار نمی کنند. در نتیجه فرایندها طولانی و دشوار می شوند. استخراج ساده داده ها بیش از حد طولانی می شود و کمترین وظایف سرپرستی تیم شما را سنگین می کند و زمان خود را برای انجام کارهای با ارزش تر از دست می دهید. این در صورتی است که به کمک اتوماسیون اداری و استفاده از نرم افزار فروش و خدمات پس از فروش یکپارچه می توانید از همان ابتدا جلوی این روند چالش بر انگیز را بگیرید!
اجرای اتوماسیون
اتوماسیون فرآیند کسب و کار می تواند به شما کمک کند تا به مسیر درست خود برگردید. در واقع اتوماسیون می تواند بسیاری از فرایندهای محدود شده توسط عدم وجود یکپارچه سازی سیستم را بهینه و مدیریت کند.
به این دلیل که فناوری اتوماسیون می تواند سیستم ها و API های مختلفی را بهم مرتبط کند. این فناوری می تواند داده های موجود در ایمیل ، پوشه ابری ، پایگاه داده و قسمت های دیگر را همگام سازی کنید. به این ترتیب شما می توانید پلتفرم های مختلف را با هم پیوند دهید و به جای اینکه داده ها در یک مکان قفل شوند ، گردش کاری ایجاد کنید که به طور همزمان چندین نقطه تماس داده را دربر می گیرد.
مزیت های دیگر یکپارچه سازی سیستم با استفاده از نرم افزار فروش و خدمات پس از فروش
اهمیت ادغام سیستم از طریق مزایایی که ارائه می دهد روشن می شود. بدون یکپارچه سازی سیستم ، وقت و بهره وری کارمندان برای پیمایش در کارهای کوچک به هدر می رود. اما با وجود یکپارچه سازی سیستم فرصتی برای افزایش بهره وری فراهم می شود. کارمندان در همگام سازی دستی داده ها کمتر گره می خورد و گردش کار شما هم شامل و هم کارآمدتر است.
یکپارچه سازی سیستم همچنین باعث بهبود عملکرد تجاری شما می شود. پیش از این ، استخراج و درک داده ها یک کار پیچیده بود. اما با یکپارچه سازی سیستم ، دسترسی و پردازش اطلاعات بسیار راحت تر است. بنابراین ، می توانید در یک بازه زمانی کوتاه تر ، تصمیمات دقیق و آگاهانه بگیرید.
به طور خلاصه ، یکپارچه سازی سیستم به این معنی است که شما و کارمندانتان وقت کمتری برای جستجوی اطلاعات صرف می کنید. در عوض ، می توانید زمان بیشتری را برای کار مولد و تاثیرگذار سپری کنید و با ارائه بهترین خدمات فروش و پس از فروش به مشتریان ، به افزایش سود و رشد کسب و کار خود کمک کنید.
