آگاهی از نکات ضروری انبارداری، نگهداری و شمارش کالا برای هر سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار است. در اینجا ضمن توضیح وظایف مهم انباردار، به معرفی یک سامانه فروش چند منظوره و مزایای آن برای بخش انبارداری می پردازیم.
نکات ضروری انبارداری چیست؟
به طور کلی نکات ضروری انبارداری شامل موارد زیر است:
- دریافت درست مواد و اقلام
- نگهداری صحیح از مواد و اقلام
- تحویل به موقع اقلام به مصرف کننده با رعایت کلیه مقررات و دستورالعمل های سازمانی
- کنترل دقیق از میزان موجودی کالا در انبار و مقدار مصرف آن
- جلوگیری از انباشته شدن بیش از حد موجودی ها در انبار
به این ترتیب انبارداری شامل سیستم های قرار گرفتن اقلام و اجناس در انبار و اعمال مدیریت و کنترل موثر، از لحظه دریافت تا لحظه تحویل آنها است. استفاده از یک سامانه فروش و انبارداری کارآمد می تواند به انجام درست وظایف یک انباردار کمک نماید. به کمک یک سامانه فروش چند منظوره به راحتی می توان گزارشات انبار، صندوق و همینطور لیست خرید و فروش را به دست آورد.
بررسی انواع موجودی های انبار
به طور کلی اجناس و کالاهای موجود در انبارهای موسسات تولیدی یا غیر تولیدی شامل ۵ دسته زیر است:
- مواد خام یا مواد اولیه
- مواد و لوازم مصرفی
- مواد و لوازم در جریان ساخت
- کالای تمام شده و قابل عرضه به بازار
- اجناس خریداری شده جهت فروش(بدون ایجاد تغییر)
انبارگردانی چیست؟
در انبارگردانی یا شمارش انبار، موجودی واقعی اقلام شمارش شده و با کارت های مواد انبار مقایسه می گردد. در صورت عدم وجود کسری و اضافات ناشی از سرقت و همینطور اندک بودن مغایرت ها کارت های مواد اصلاح و در حساب ها ثبت می گردد. اما اگر مغایرت ها زیاد باشد باید بررسی های لازم صورت گرفته و در آخر اصلاحات انجام شده در دفاتر ثبت شود. معمولا این اصلاحات در یک سامانه چند منظوره که شامل سامانه فروش و سامانه انبار است ثبت می گردد و در آینده به منظور گزارش گیری ها از آن استفاده می شود.
کسری و اضافات مواد انبار و کنترل موجودی انبار
هنگامی که موجودی واقعی انبار بیش از مانده کارت مواد باشد اصطلاحاً اضافات انبار صورت گرفته و هرگاه موجودی واقعی از مانده کارت انبار کمتر باشد در اصطلاح با کسری انبار مواجه شده ایم. کسری و اضافات انبار می تواند ناشی از برخی اشتباهات نظیر ثبت اشتباه مقادیر در کارت انبار یا نرم افزار انبار و یا ثبت اشتباه قبض ها و حواله های انبار باشد. در موارد دیگر نیز سوء استفاده های افراد و سرقت و همینطور از بین رفتن موجودی انبار گزارش می شود. آگاهی از مباحث کنترل موجودی انبار به عملکرد بهتر انبارداران در این زمینه و جلوگیری از کسری و اضافات انبار کمک می کند.
تعیین محل قرار دادن کالاها در انبار
عوامل موثر در تعیین موقعیت کالاها در انبار به محل و موقعیت ساختمان، ظرفیت مفید و قابل استفاده از انبار، وجود ستون های داخل انبار، محل درهای ورودی و خروجی، تهویه، نورگیری و شکل ظاهری و همینطور ارتفاع و ابعاد مختلف انبار بستگی دارد.
همچنین یکی دیگر از عوامل تاثیرگذار در تعیین محل قرار دادن کالاها در انبار، امکانات و تجهیزات موجود در انبار است. این تجهیزات شامل وسایل حمل و نقل داخل انبار نظیر لیفتراک، چرخ دستی، جرثقیل یا سایر تجهیزات مرتبط با انبار مثل وسایل توزین، نردبان، چهارپایه و همینطور وسایل مورد نیاز جهت نگهداری کالا مثل پالت، انواع ظروف، انواع قفسه و غیره می باشد.
خصوصیات فیزیکی و خصوصیات کیفی کالا ها نیز نقش مهمی در تعیین محل قرار دادن کالاها در انبار دارند. خصوصیات فیزیکی کالاها شامل ویژگی هایی همچون وزن نظیر اقلام سنگین و سبک و همینطور نوع بسته بندی مثل کیسه، کارتن، جعبه، بشکه، صندوق و … می باشد که ابعاد و شکل ظاهری آنها بر محل قرار گرفتن کالا اثر می گذارد.
برخی از خصوصیات کیفی کالاها که باید حتما به آنها توجه شود عبارتند از: آیا کالا فاسد شدنی است؟ آیا کالا سریع الاشتعال و قابل انفجاراست؟ آیا اقلام انبار سمی است یا غیر سمی؟ تمامی این خصوصیات کیفی در مشخص کردن محل قرار دادن کالا تاثیر زیادی دارند. پس از اینکه محل قرار دادن کالا در انبار مشخص شد، انباردار نسبت به تعیین قفسه، طبقه و ردیف برای استقرار کالا اقدام می کند.
سامانه فروش و انبارداری
سامانه فروش و انبارداری یکی از محصولات نرم افزاری پرکاربرد است که به منظور یکپارچه سازی بخش های مختلف سازمان ها و کارخانجات کوچک و بزرگ طراحی و تولید شده است. سامانه فروش و انبارداری علاوه بر اینکه به امکانات کامل فروش تجهیز شده است، دارای مزایای کاربردی بسیار در بخش انبارداری واحد های کسب و کار است. برای اطلاع از سامانه فروش و انبارداری می توانید با شرکت بهوان تماس بگیرید.
امروزه استفاده از سامانه فروش ، نرم افزار خدمات پس از فروش ، سامانه انبارداری برای تمامی واحد های صنفی و کسب و کارهای تولیدی، بازرگانی، شرکتی و فروشگاهی در ابعاد کوچک و متوسط ضرورت دارد. قطعا برای مدیریت بهتر بخش انبار و کالا به یک سامانه انبارداری نیاز پیدا می کنید. برخی از امکانات موجود در یک سامانه انبارداری حرفه ای عبارتند از :
- ارائه گزارش از کلیه اطلاعات کالاها ؛
- ارائه گزارش ریز گردش کالاها ؛
- تعیین حداقل و حداکثر قیمت خرید و فروش برای هر یک از کالاها ؛
- امکان ثبت نقطه سفارش برای هر کالا ؛
- ارائه گزارش جمع گردش کالاها ؛
- معرفی کالای جدید با استفاده از مدل های کالاهای دیگر ؛
- ایجاد کاردکس کالاها ؛
- امکان مشاهده سود هر فاکتور و همینطور مدیریت سود فاکتورها ؛
- امکان محاسبه قیمت ریالی کالاهای انبار به روش های FIFO,LIFO، میانگین و …. ؛
- معرفی کد محموله و ایجاد گزارش گردش کالا با محاسبه سود براساس کد محموله ؛
- معرفی واحد اصلی و فرعی برای هر کدام از کالاها ؛
- امکان ثبت نامحدود لیست قیمت برای هر کالا و همینطور اعمال تخفیف لیست ؛
- اختصاص نامحدود گروه به هر یک از کالا ؛
- ارائه گزارش تفکیکی موجودی کالا
