آشنایی با صندوق و تنخواه

آشنایی با صندوق و تنخواه

مدیرات شرکت ها برای ارتقاء کسب و کار خود و  همینطور جلوگیری از به هدر رفتن سرمایه و وقتشان، علاوه بر راه اندازی سامانه فروش و نرم افزار خدمات پس از فروش ، برای بخش حسابداری و امور مالی خود به صندوق و تنخواه نیز احتیاج دارند. اما چرا آشنایی با صندوق و تنخواه و کار با آن برای هر شرکت و سازمانی ضروری است؟

در واقع شرکت ها و سازمان ها به مرور زمان بزرگ تر می شوند و همزمان با این رشد فعالیت های ریز و درشت آنها نیز چندین برابر می گردد. برای انجام هر کدام از این فعالیت ها باید هزینه ای پرداخت گردد که در مجموع هزینه های زیادی به شرکت تحمیل خواهد شد. در چنین شرایطی ، مدیریت هزینه ها برای مجموعه های مختلف امری حیاتی است. همچنین برخی از فعالیت های شرکت علاوه بر پرداخت هزینه به طی کردن فرآیندهای اداری یا حمل و نقل محصول و پرداخت هزینه جداگانه برای آنها نیز احتیاج دارد که باعث تلف شدن وقت زیادی از مجموعه می گردد. یک راه حل موثر در این زمینه استفاده شرکت ها از تنخواه گردان حسابداری است که در ادامه بیشتر در مورد آن توضیح خواهیم داد.

آشنایی با تنخواه گردان حسابداری

تنخواه گردان حسابداری (Imprest Funds) به وجه نقدی گفته می شود که به منظور انجام امور روزمره و پرداخت هزینه های جزئی شرکت ها نگهداری می شود. معمولا این وجه نقد به شخصی که مسئول خرید شرکت یا موسسه است تحویل داده می شود. این شخص موظف است کلیه فاکتور یا قبض های مرتبط با هزینه های شرکت حتی هزینه های بسیار جزئی را نزد خود نگه داشته و به بخش حسابداری تحویل دهد. زیرا در پایان دوره مالی تعداد هزینه های جزئی نیز افزایش یافته و جمع آنها با هم هزینه زیادی را تشکیل می دهد. رسیدهای پرداختی نیز باید دارای زمان پرداخت و هزینه پرداختی مشخصی باشند.

این اسناد پس از تایید و امضا در بخش بایگانی حساب تنخواه شرکت نگهداری می شوند. شایان ذکر است کلیه منابع مالی موجود در حساب تنخواه تنها باید برای امورات مالی مرتبط با شرکت استفاده شود و تحت هیچ شرایطی نباید صرف منافع شخصی گردد.

ماهیت حساب تنخواه دارایی است و درست شبیه صندوق ( آشنایی با صندوق ) است. این بدان معنا است که در زمان بدهکار شدن این حساب مبلغ آن افزایش پیدا می کند و با بستانکار شدن آن نیز مبلغ حساب تنخواه گردان کاهش پیدا می کند. برای انجام ثبت حسابداری حساب تنخواه و همینطور انجام عملیات های مالی دیگر باید از یکی از روش های تنخواه گردان ثابت یا متغیر استفاده کنید که در ادامه آنها را توضیح خواهیم داد. البته هم اکنون همانند سامانه فروش و نرم افزار خدمات پس از فروش که به کمک واحد فروش آمده اند، نرم افزار حسابداری حرفه ای نیز می تواند به راحتی عملیات های مالی و ثبت های حسابداری تنخواه گردان را بدون هیچ مشکلی انجام دهد.

مهمترین اهداف ایجاد صندوق و تنخواه در یک شرکت

• به پرداخت راحت و سریع هزینه ها کمک می کند:

به کمک مفهوم تنخواه شما می توانید کلیه هزینه های جاری و جزئی شرکت را با سرعت و دقت بیشتری انجام دهید. علاوه بر این به منظور پرداخت هزینه های مهم و ضروری شرکت ، آن هم در شرایطی که امکان دسترسی به امکانات بانکی برای پرداخت آنها وجود ندارد می توان از تنخواه استفاده کرد.

• در کاهش حجم عملیات های حسابداری موثر است:

همانطور که از سامانه فروش برای کاهش حجم عملیات های واحد فروش شرکت استفاده می کنید، استفاده از تنخواه برای پرداخت نیز به کاهش حجم عملیات های پرداخت و به دنبال آن کاهش حجم عملیات حسابداری شما کمک می کند.

در واقع اگر پرداخت های یک شرکت به سوی پرداخت های بانکی یا صندوق شرکت پیش برود، سرعت پرداخت کاهش می یابد و در نتیجه عملیات حسابداری در شرکت طولانی تر و پیچیده تر خواهد شد. اما پرداخت هزینه های روزمره شرکت از طریق تنخواه به کاهش این فشار می انجامد.

• به کنترل وجوه نقد مجموعه کمک می کند:
  

وجود حساب تنخواه گردان به مدیریت و کنترل وجود نقد برای هزینه های جزئی و نقدی شرکت کمک می کند.

آشنایی با انواع تنخواه گردان

تنخواه دار کسی است که وظیفه انجام امور تنخواه گردانی را به عهده دارد. معمولا سیاست های داخلی هر شرکت وظایف تنخواه دار را مشخص می کنند که به چند دسته تقسیم می شود. برخی از مهم ترین انواع تنخواه گردان شامل تنخواه گردان ثابت ، تنخواه گردان متغیر، تنخواه گردان نقدی، تنخواه گردان تعهدی، تنخواه گردان اصلی و تنخواه گردان فرعی می باشد. در ادامه برخی از این مفاهیم را توضیح خواهیم داد.

• تنخواه گردان ثابت

در تنخواه گردان ثابت ، بر اساس نیازهای شرکت به صورت ماهانه با تایید مدیر امور مالی مبلغ مشخصی جهت پرداخت هزینه های شرکت در حساب تنخواه گردان قرار می گیرد. مسئول تنخواه گردان نیز موظف است خریدهای مرتبط با نیازهای شرکت را طی زمانی که از قبل تعیین شده است به بخش حسابداری تحویل دهد. همچنین مسئول تنخواه گردان در پایان هر ماه یا دوره مالی باید صورت خلاصه پرداخت های ماه قبل را ارائه نماید.

توجه نمایید شرکتی که تنخواه گردان خود را به صورت ثابت در نظر می گیرد با این حساب نباید هیچ هزینه ای به جز هزینه های مشخص شده را پرداخت کند.

• تنخواه گردان متغیر

در روش تنخواه گردان متغیر توسط مدیران مجموعه ، سقف مبلغی مشخص می گردد و برای هزینه های شرکت و خرید در حساب تنخواه گردان قرار می گیرد. در پایان دوره نیز تنخواه دار باید کلیه رسیدهای پرداختی و اسناد رسمی هزینه ها را همراه با مبلغ باقیمانده تنخواه به طور برابر با مبلغ تنخواه گردان اولیه به بخش امور مالی شرکت تحویل دهد.

بررسی تفاوت تنخواه گردان با صندوق

در وهله اول می توان گفت بیشتر از هر حساب دیگری ماهیت حساب تنخواه گردان با صندوق شبیه است. اما با این حال تفاوت های کاملا مشخصی نیز در بین این دو مفهوم یعنی تنخواه و صندوق وجود دارد که در اینجا به آن می پردازیم.

مورد اول: پرداخت هایی که از طریق حساب صندوق انجام می شود باید به صورت روزانه ثبت شود، اما این در حالی است که پرداخت های انجام شده از حساب تنخواه باید در زمانی که واریز هزینه ها انجام می گیرد ثبت شوند.

مورد دوم: پرداخت های حساب تنخواه معمولا به منظور تامین مالی هزینه های مشخص شده در نظر گرفته می شوند، اما پرداخت های صندوق به طور کلی محدودیت مشخصی ندارند.