مدیریت فرایندهای کسب وکار یا همان (BPM) نظریه بهبود فرآیندهای یک تجارت یا سازمان از ابتدا به انتها از طریق تجزیه و تحلیل آن ، مدل سازی نحوه کار در سناریوهای مختلف ، اجرای پیشرفت ها ، نظارت بر روند در حال بهبود و بهینه سازی مستمر آن است. فرآیندهای تجارت در واقع فعالیت یا مجموعه فعالیت هایی است که یک هدف سازمانی خاص را محقق می سازد. پیاده سازی BPM در واقع با یکبار انجام نمی شود ، بلکه یک فعالیت مداوم است که شامل مهندسی مجدد فرآیندها است. با توجه به اهمیت مدیریت فرایند های کسب وکار و همینطور نرم افزارهایی مثل نرم افزار BPM و نرم افزار فروش در اینجا قصد داریم در مورد BPM بیشتر توضیح دهیم. با بهوان همراه باشید.
بسیاری از افراد BPM را با اتوماسیون گردش کار اشتباه می گیرند. با این حال ، BPM واقعی باید حول نتایجی مانند بهبود فرآیند یا افزایش کارایی متمرکز شود. این فرایندها می توانند ساختار یافته و از ابتدا تا انتهای مسیر قابل پیش بینی باشند یا یک مسیر کمتر قابل پیش بینی و ساختار نیافته داشته باشند. طبیعتاً فرایندها یا گردش کارهایی که ساختار یافته و قابل تکرار هستند ، مواردی هستند که نامزدهای خوبی برای اتوماسیون ایجاد می کنند. برای مثال فرآیند فروش یک فرآیند ساختار یافته و قابل درک است که توسط نرم افزار فروش قابل پیاده سازی می باشد.
مدیریت فرایندهای کسب وکار چیست؟
مدیریت فرایندهای کسب وکار یا BPM اغلب شامل خودکار کردن وظایف در هر فرآیند تجاری مشخص است. البته BPM یک فناوری نیست و بهبود فرآیند می تواند خارج از اتوماسیون و بدون فناوری نیز اتفاق بیفتد. اما به طور کلی BPM به طور مداوم برای بهبود روند تجارت استفاده می شود. هدف سازمان هایی که از BPM استفاده می کنند کنترل فرایندهای بی شمار خود و تلاش مداوم برای بهینه سازی آنها جهت ایجاد سازمانی کارآمدتر با توانایی ارائه محصولات یا خدمات با کیفیت است.
بنابراین ، BPM برای آن دسته از رهبران سازمانی مناسب است که نه تنها به دنبال دستیابی به کارآیی عملیاتی هستند بلکه در تلاش برای تحقق بخشیدن به اهداف اصلی خود برای کل سازمان نیز می باشند.
چرا مدیریت فرایندهای کسب وکار مهم است؟
مدیریت فرآیند کسب و کار عبارت است از انجام کار به شکل کارآمد و با نتایج بهتر جهت بهبود کیفیت ، خدمات ، زمان پاسخگویی ، تجربه مشتری یا رضایت مشتریان. این می تواند به معنای بهینه سازی تخصیص منابع ، استفاده از نرم افزارهایی همچون نرم افزار فروش، از بین بردن گلوگاه ها ، کاهش تکثیر فرآیند ، تسریع در معاملات و غیره باشد. بکارگیری این روش نتیجه گرا به سازمان ها کمک می کند تا عملیات و همچنین خط اصلی آنها را بهبود ببخشند. با این کار ، آنها می توانند قوی تر و آماده تر شوند تا هر طوفانی را تحت تأثیر بازار تحمل کنند.
BPM به رهبران سازمانی اجازه می دهد تا فرایندهای مختلفی که در سازمان آنها اتفاق می افتد را درک کنند ، آنها را از ابتدا به انتها تجزیه و تحلیل کرده و به طور مداوم بهبود بخشند. این فعالیت به رهبران سازمانی این امکان را می دهد که فرایندهای کسب و کار را به پایان برسانند و در نتیجه تأثیر بیشتری بر نتایج داشته باشند.
BPM اگر به خوبی اجرا شود می تواند ضایعات را کاهش دهد ، خطاها را کاهش دهد ، در وقت صرفه جویی کند و در نهایت به سازمان در جهت تولید خدمات و محصولات بهتر کمک کند.
BPM چگونه پیاده سازی می شود؟
BPM شامل چندین مرحله است. برخی از کارشناسان برای BPM پنج مرحله ذکر می کنند. این پنج مرحله عبارتند از:
- طراحی
- مدلسازی
- اجرا
- نظارت
- بهینه سازی
همچنین کارشناسان دیگر ممکن است شش مرحله یا بیشتر برای آن در نظر بگیرند و یا از نام های مختلفی برای این مراحل استفاده می کنند (یعنی تجزیه و تحلیل ، مدل سازی ، پیاده سازی ، نظارت ، مدیریت ، خودکار سازی) .
مدیریت فرآیند در مقابل مدیریت پروژه
اصطلاح دیگری که نباید آن را با مدیریت فرآیند اشتباه بگیرید ، مدیریت پروژه است. مدیریت فرآیند بر روی فرآیندهای قابل تکرار و قابل پیش بینی ، یعنی کارهای تکراری مداوم که بخشی از زندگی روزمره کار سازمان هستند ، متمرکز است.
از طرف دیگر ، مدیریت پروژه در مورد برنامه ریزی ، شروع و اجرای یک پروژه منحصر به فرد و منفرد با یک هدف مشخص و موعد تعیین شده است. برخلاف فرآیندها ، پروژه ها قابل تکرار نیستند و از آنجا که روزانه با چالش های یکسانی روبرو نیستید ، پروژه ها همچنین انعطاف پذیرتر هستند زیرا در این مسیر نیاز به انطباق دارند.
مدیریت فرآیند معمولاً با ابزارهای BPM مرتبط است ، در حالی که مدیریت پروژه با ابزارهای مدیریت کار مانند Asana ، Trello یا Jira.
مزایای BPM
BPM اگر به درستی انجام شود ، می تواند مزایای زیادی برای تجارت شما به همراه داشته باشد. در ادامه به برخی از مهم ترین مزایای آن اشاره می کنیم:
- بازده هزینه
با ساده سازی عملیات و همکاری و کاهش تلاش های تکراری ، شرکت ها می توانند ضمن بهبود بهره وری ، هزینه ها را کاهش دهند.
- افزایش بهره وری
عملکرد BPM اغلب منجر به خودکارسازی کارهای تکراری ، رفع گلوگاه ها و کاهش مراحل غیرضروری می شود.
رضایتمندی بهتر کارمندان و مشتری ها
به جای اینکه وقت خود را صرف انجام کارهای خسته کننده و تکراری کنیم ، کارمندان می توانند زمان بیشتری را در فعالیت هایی صرف کنند که ارزش بیشتری برای تجارت و مشتری به همراه داشته باشد. برای مثال هنگامی که از نرم افزار فروش استفاده می کنیم کارهای تکراری و روتین فروش به صورت خودکار صورت می گیرد.
- استراتژی سازمانی قوی تر
سازمان ها می توانند با هماهنگی نتایج BPM با نتایج تجاری ، عملکرد کلی و بهینه سازی منابع خود را بهبود بخشند.
مثال های دیگر از مدیریت فرآیندهای کسب و کار و موارد استفاده از آن
برای بسیاری از شرکت ها ، ایده انتقال به یک فناوری جدید تقریبا یک چشم انداز طاقت فرسا به نظر می رسد. خوشبختانه ، هنگام تغییر روش های دستی خسته کننده به فرآیندهای خودکار بسیار پربازده ، انواع مختلفی از نرم افزار های مدیریت فرآیند کسب و کار در کنار نرم افزار فروش برای حمایت از ابتکارات شما وجود دارد.
دامنه موارد استفاده برای مدیریت فرآیند تجارت فوق العاده گسترده است. این روش می تواند تقریباً در هر گردش کار یا عملکردی به منظور کارآیی بیشتر و بهبود فرآیند اعمال شود. برخی از موارد استفاده از آن عبارتند از تصویب هزینه، مدیریت موجودی، تحقق سفارش و … .
