امروزه نرم افزارهای تحت وب که غالباً تحت عنوان “نرم افزارهای مبتنی بر ابر” نیز شناخته می شوند ، بسیار پرطرفدار هستند و در بیشتر اداره ها و دفاتر کاری مورد استفاده قرار می گیرند. مزایای نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب برای کسب و کارها زیاد است. برای استفاده از این نرم افزارها فقط کافی است که به اینترنت متصل شوید. حتی اگر فقط از سرویس های ایمیل نظیر Gmail یا Yahoo Mail استفاده کرده باشید ، می توان گفت تجربه استفاده از نرم افزارهای تحت وب را دارید.
در ادامه به کاربرد و مزایای نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب بیشتر می پردازیم. همچنین اگر قصد راه اندازی نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب را دارید ، می توانید با کارشناسان ما در بهوان تماس بگیرید.
آشنایی با نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب
توسعه نرم افزارها هنوز یک حوزه ی در حال تکامل است که از چندین فناوری ، ابزار و دانش تشکیل شده است. همانطور که می دانید با تغییر روند در فن آوری ها ، برخی از وظایف انسان ها با اتوماسیون جایگزین شده است. چه یک توسعه دهنده باشید و چه یک کاربر ، اتوماسیون برای انجام کارها به ویژه کارهای تکراری ، مزایای زیادی برای شما به همراه دارد. اتوماسیون ، تکنیکی است که با استفاده از آن دستگاه ، فرآیند و یا سیستم به صورت خودکار کار می کند.
نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب چیست؟
نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب مجموعه ای از برنامه هاست که به صورت یکپارچه بر روی داده های متمرکز کسب و کار شما دسترسی پیدا می کند و بر روی سرورهای ایمن که معمولاً در خارج از شبکه محلی یا محل دفتر کار شما قرار دارند و از طریق اینترنت به راحتی قابل دسترسی هستند ، اجرا می شود.
صفحاتی که از این نرم افزار با مرورگر خود مشاهده می کنید به عنوان رابط کاربر آن عمل می کند. این رابط به شما امکان می دهد برنامه ها و فرایندهای کسب و کار خود را اجرا کنید. برخی از مزایای مهم استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب عبارتند از:
• دردسرهای نصب نرم افزارهای تحت ویندوز را ندارید
بسته های نرم افزاری تحت ویندوز که بر روی دسک تاپ رایانه های شخصی نصب می شوند، در بیشتر مواقع برای برطرف سازی مشکلات سازگاری ، پیکربندی دایرکتوری ها و درایورها و نصب گام به گام برنامه ، به متخصصان فناوری اطلاعات نیاز دارند. اما در مقابل ، نرم افزار تحت وب نیاز به نصب ندارد.
بنابراین شما فقط باید با استفاده از یک مرورگر وب که معمولاً به صورت پیشفرض با سیستم عامل استاندارد رایانه شما همراه است به وب سایت مراجعه کنید، سپس ، با حساب ثبت شده خود وارد نرم افزار فروش و خدمات پس از فروش شرکت شده و به راحتی از آن استفاده کنید. به این ترتیب در نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب مشکلات نصب ، پیکربندی یا سازگاری وجود ندارد.
همچنین امروزه ، بسیاری از ارائه دهندگان نرم افزارهای تحت وب حتی به کاربران خود اجازه می دهند تا قبل از تصمیم گیری برای خرید محصول یا خدمات ، برنامه های آنها را به مدت محدود امتحان کنند. بنابراین برای تصمیم گیری در مورد نرم افزار مناسب شرکت فرصت کافی دارید.
• مشکلات به روزرسانی و کنترل نسخه های نرم افزار را ندارید
نرم افزارهای نصب شده روی رایانه ها معمولاً به رفع اشکال یا به روزرسانی منظم نیاز دارند. به این ترتیب شما به عنوان یک مالک و یا مدیر کسب وکار ، باید از بروزرسانی ها آگاه باشید و مرتباً آنها را برطرف کنید تا اشکالات و آسیب پذیری های نرم افزار را که اخیراً دیده شده است را برطرف کنید. اما این در حالی است که برنامه های تحت وب نیازی به این نوع نگهداری ندارند ، زیرا به طور خودکار به روز می شوند.
همچنین شما مجبور نیستید مرتبا بررسی کنید که چه کسی چه نسخه ای از نرم افزار را اجرا می کند. زیرا همه رایانه ها همیشه یک نسخه را اجرا می کنند و آن هم آخرین نسخه از نرم افزار است.
به این ترتیب هیچ تناقضی میان فعالیت کارمندان وجود نخواهد داشت. حتی اگر اشکالاتی وجود داشته باشد که باید برطرف شوند ، برای همه یکسان خواهد بود. پیاده سازی آسان تر و سریع تر خواهد بود ، زیرا مشکلات فقط در یک نسخه از نرم افزار به راحتی پیگیری و مستند می شوند.
• از هرجایی می توانید به محل کار خود متصل شوید
با استفاده از یک نرم افزار معمولی ، شما محدود به کار با رایانه ای هستید که دارای برنامه کامل ، مجوز مورد نیاز و آخرین داده ها است. محل کار شما با توجه به موقعیت مکانی و در دسترس بودن این رایانه تعیین می شود.
اما هنگام استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب ، چنین محدودیتی وجود ندارد. در واقع با این روش هیچ محدودیتی برای انتخاب محل کار شما نخواهد بود.
هر مکانی که دسترسی به اینترنت وجود داشته باشد دسترسی به نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب نیز وجود دارد.
همچنین چندین نفر می توانند همزمان از آن استفاده کنند ، بنابراین با این روش همکاری آسان تر شده است. در نتیجه ، کار با سرعت بیشتری انجام می شود و اطلاعات مهم به راحتی در دسترس قرار می گیرند.
• می توانید تمام داده ها را در یک جا ذخیره کنید
وقتی داده ها در رایانه خاصی نصب یا کپی می شوند ، بومی سازی می شوند و فقط برای کاربر آن رایانه قابل دسترسی هستند. این داده ها فقط تا زمانی که جدیدترین اطلاعات را به دست آورید ، مرتبط و مفید خواهند بود. اما اگر شرکت شما ده ها رایانه در قسمت فروش برای پشتیبانی از مشتریان در شهرهای مختلف داشته باشد که دائماً اطلاعات آنها به روز می شود ، چه باید کرد؟
از آنجا که با استفاده از نرم افزارهای تحت وب هیچ اطلاعاتی در دستگاه های کلاینت نگهداری نمی شود ، می توانید مطمئن باشید که همه از اطلاعات به روز شده و ذخیره شده در یک سرور مرکزی برای ارائه تصویر دقیقی از آنچه در مشاغل در هر زمان در حال انجام است برخوردار هستند.
داده ها در زمان واقعی به روز می شوند و گزارش ها کاملا دقیق هستند. بنابراین می توان تصمیمات خوبی در راستای توسعه ی تجارت اتخاذ نمود.
• یک محیط کار امن و مطمئن خواهید داشت
معمولاً داده ها در هارد دیسک های جداگانه یا دستگاه های ذخیره سازی قابل حمل ذخیره می شوند. وجود داده ها در چندین دستگاه ، برای مدیران شرکت ها به یک کابوس امنیتی تبدیل شده است. در نرم افزاهای تحت ویندوز فرصت های هک و سرقت افزایش می یابد. همچنین با کپی کردن چندین نسخه از داده های مختلف برای تهیه نسخه پشتیبان ، ممکن است کارمندان شما گیج شوند و این امکان وجود دارد که نسخه پشتیبان در جای درست خود قرار نگیرد.
اما وقتی از نرم افزارهای تحت وب استفاده می کنید ، این نقاط آسیب پذیر متعدد از بین می روند. داده های شما در سرورهایی ذخیره می شود که دارای چندین لایه امنیتی هستند ، به طور مرتب با جدیدترین لایه های نرم افزاری به روز می شوند و به صورت روزانه از آنها پشتیبانی تهیه می شود.
نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب برای شرکت شما بهترین است
اگر یک کسب و کار شخصی دارید و یا اگر یک شرکت سازمانی را اداره می کنید ، استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب برای شما بسیار ایده آل است.
هنگام استفاده از چنین نرم افزاری ، لازم نیست نگران جزئیات فنی باشید ، بنابراین می توانید بیشتر بر روی استراتژی های تجارت خود تمرکز کنید. شما فقط آنچه را که برای اهداف و تجارتتان مهم است انجام می دهید در حالی که مطمئن هستید کلیه سامانه ها، نرم افزار فروش و نرم افزار crm شرکت شما به خوبی در حال کار هستند.
